Política de Privacidad y Protección de Datos Personales

1. Introducción y objeto de la política

LOGOS SMART SAS, identificada con el NIT 901.339.570-1, con domicilio principal en la ciudad de Rionegro, departamento de Antioquia, República de Colombia, es una compañía dedicada al desarrollo de software y soluciones tecnológicas, comprometida con la privacidad, la seguridad y la protección de los datos personales de todas las personas con las cuales interactúa en el ejercicio de su actividad empresarial.

La presente Política de Privacidad y Protección de Datos Personales (en adelante, la "Política") tiene como objeto establecer los criterios, procedimientos y directrices que LOGOS SMART SAS adopta para garantizar la protección del derecho fundamental de habeas data de los titulares de datos personales, de conformidad con lo establecido en la Constitución Política de Colombia y la legislación vigente en materia de protección de datos personales.

Esta Política es aplicable a todos los datos personales registrados en las bases de datos de LOGOS SMART SAS, ya sea que se trate de información de clientes, usuarios, proveedores, colaboradores, contratistas, aliados comerciales o cualquier persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte de la compañía.

Mediante la presente Política, LOGOS SMART SAS busca:

• Garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas de conocer, actualizar y rectificar la información que sobre ellas se haya recogido en bases de datos o archivos.
• Establecer los mecanismos y procedimientos internos para la adecuada protección de los datos personales.
• Informar a los titulares sobre las finalidades del tratamiento de sus datos personales.
• Definir los canales de comunicación para que los titulares puedan ejercer sus derechos.
• Cumplir con las obligaciones legales y reglamentarias en materia de protección de datos personales.

2. Base legal y ámbito de aplicación

La presente Política se desarrolla en cumplimiento de las siguientes disposiciones normativas:

• Constitución Política de Colombia: Artículos 15 y 20, que consagran el derecho a la intimidad, al buen nombre, al habeas data y a la libertad de información.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012: Por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD). En particular, los artículos 17 literal k) y 18 literal f).
• Decreto 1377 de 2013: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, estableciendo disposiciones sobre autorización, tratamiento de datos sensibles, transferencia de datos, entre otros aspectos.
• Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015: Título 25 y 26, que compilan las normas reglamentarias del sector comercio, industria y turismo en materia de protección de datos personales.
• Ley 1266 de 2008: Por la cual se dictan las disposiciones generales del habeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países.
• Decreto 886 de 2014: Por el cual se reglamenta el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional: Que realizó el control de constitucionalidad de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
• Circulares y resoluciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC): En su calidad de autoridad nacional de protección de datos personales.

Esta Política aplica a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de LOGOS SMART SAS, ya sea en calidad de Responsable o Encargado del Tratamiento, dentro del territorio colombiano y respecto de las transferencias internacionales de datos que se realicen conforme a la ley.

3. Definiciones

Para los efectos de la presente Política y de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, se adoptan las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de esta (heredero o legatario), en todos sus derechos y obligaciones.

Consulta: Solicitud del Titular del dato o las personas autorizadas por este o por la ley para conocer la información que reposa en una base de datos.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.

Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Habeas Data: Derecho fundamental que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política.

Oficial de Protección de Datos: Persona designada por LOGOS SMART SAS para velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados para el cumplimiento de las normas de protección de datos personales, así como para la atención de consultas y reclamos de los titulares.

Reclamo: Solicitud del Titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o cuando considere que la información fue tratada con infracción a la normativa vigente.

Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD): Directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país, administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

SIC: Superintendencia de Industria y Comercio, autoridad de protección de datos personales en Colombia.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. Principios rectores del tratamiento de datos personales

De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, LOGOS SMART SAS aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios en el tratamiento de datos personales:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

5. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta Política es:

Razón Social

LOGOS SMART SAS

NIT

901.339.570-1

Domicilio

Rionegro, Antioquia, Colombia

Dirección

Calle 40E 84-56, Rionegro, Antioquia

Correo Electrónico

info@logossmart.com

Correo Habeas Data

habeasdata@logossmart.com

Teléfono

318 651 4525

Página Web

www.logossmart.com

Fecha de Constitución

1 de noviembre de 2019

Actividad Principal

Desarrollo de software y soluciones tecnológicas

6. Datos personales recopilados

LOGOS SMART SAS, en el ejercicio de su actividad empresarial, puede recopilar y tratar las siguientes categorías de datos personales, según la relación con el titular:

6.1 Datos de identificación

Nombres y apellidos, número de documento de identidad (cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, pasaporte, NIT), fecha de nacimiento, lugar de expedición del documento, nacionalidad, estado civil, género.

6.2 Datos de contacto

Dirección de domicilio, dirección de trabajo, número de teléfono fijo, número de teléfono celular, dirección de correo electrónico personal, dirección de correo electrónico corporativo.

6.3 Datos profesionales y laborales

Profesión u oficio, cargo, empresa donde labora, experiencia laboral, referencias laborales, información académica.

6.4 Datos financieros y tributarios

Información bancaria para efectos de pagos, facturación e información tributaria necesaria para el cumplimiento de obligaciones fiscales.

6.5 Datos técnicos y de navegación

Dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, dispositivo utilizado, datos de geolocalización (cuando aplique y con autorización del titular), cookies y tecnologías similares de rastreo, registros de actividad en nuestras plataformas y aplicaciones.

6.6 Datos de ubicación

En el caso de aplicaciones desarrolladas por LOGOS SMART SAS que requieran servicios de geolocalización, se podrá recopilar información de ubicación del dispositivo del usuario para funcionalidades específicas como registro de recorridos, seguimiento de entregas, visualización de ubicaciones cercanas u otras funcionalidades propias de cada aplicación.

Nota: LOGOS SMART SAS no recopila de manera deliberada datos sensibles tales como información sobre origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, datos relativos a la salud, vida sexual o datos biométricos. Tampoco recopila datos de menores de edad.

7. Forma de obtención de los datos personales

Los datos personales que obtiene y almacena LOGOS SMART SAS son suministrados a través de los siguientes medios:

• Directamente por sus titulares, de manera voluntaria, al momento de contratar nuestros servicios, adquirir nuestros productos o suscribirse a nuestras plataformas.
• A través de formularios de registro en nuestro sitio web o aplicaciones.
• Mediante correos electrónicos, comunicaciones telefónicas u otros canales de comunicación.
• En el marco de relaciones contractuales, comerciales o laborales.
• A través de cookies y tecnologías similares de rastreo en nuestros sitios web y aplicaciones.
• Por medio de terceros autorizados por el titular para compartir su información.
• De fuentes de acceso público.
• A través de las funcionalidades propias de las aplicaciones desarrolladas por LOGOS SMART SAS, como servicios de geolocalización.

En todos los casos, LOGOS SMART SAS garantiza que la recolección de datos personales se realiza conforme a los principios de legalidad, libertad, finalidad, veracidad y transparencia establecidos en la Ley 1581 de 2012.

8. Autorización del titular

De conformidad con lo establecido en los artículos 9 de la Ley 1581 de 2012 y 7 del Decreto 1377 de 2013, LOGOS SMART SAS requiere la autorización previa, expresa e informada del titular para el tratamiento de sus datos personales, salvo en los casos expresamente exceptuados por la ley.

La autorización podrá obtenerse por cualquiera de los siguientes medios:

• Documento físico firmado por el titular.
• Mensaje de datos, correo electrónico o formulario electrónico.
• Mecanismo técnico o electrónico que permita manifestar el consentimiento del titular, tales como casillas de verificación (check boxes) o aceptación de términos en plataformas digitales.
• Conducta inequívoca del titular que permita concluir de forma razonable que otorgó la autorización.
• Cualquier otro medio que permita garantizar su posterior consulta.

La autorización será puesta a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales y contendrá, como mínimo, la siguiente información:

• El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
• El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
• Los derechos que le asisten como titular.
• La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.

8.1 Casos en que no se requiere autorización

De acuerdo con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no será necesaria la autorización del titular cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

9. Tratamiento y finalidades de las bases de datos

LOGOS SMART SAS, en el desarrollo de su actividad empresarial de desarrollo de software y soluciones tecnológicas, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley.

La información suministrada por el titular será incluida en nuestras bases de datos y será utilizada para las siguientes finalidades:

9.1 Finalidades generales

• Proporcionar, gestionar y mejorar nuestros servicios de desarrollo de software y soluciones tecnológicas.
• Dar cumplimiento a las obligaciones contractuales contraídas con nuestros clientes, proveedores y colaboradores.
• Gestionar la relación comercial con clientes, proveedores y aliados estratégicos.
• Realizar procesos de facturación, cobro y gestión de cartera.
• Cumplir con las obligaciones legales, tributarias, contables y regulatorias aplicables.

9.2 Finalidades comerciales y de mercadeo

• Enviar información comercial, publicitaria, promocional y de mercadeo sobre los productos y servicios ofrecidos por LOGOS SMART SAS, a través de los diferentes medios de difusión previamente autorizados por el titular.
• Informar sobre nuevos productos, servicios, actualizaciones o mejoras que tengan relación con los servicios contratados por el titular.
• Realizar estudios internos sobre mercadeo, conductas de consumo, tendencias del mercado y satisfacción del cliente.
• Enviar comunicaciones relacionadas con ofertas, promociones, alianzas, concursos y eventos.
• Evaluar la calidad de los productos y servicios suministrados.

9.3 Finalidades técnicas y operativas

• Brindar soporte técnico y asistencia a los usuarios de las soluciones tecnológicas desarrolladas.
• Realizar diagnósticos, análisis y mejoras en nuestras plataformas, aplicaciones y sistemas.
• Gestionar incidentes de seguridad y garantizar la integridad de nuestros sistemas.
• Registrar y monitorear el uso de las aplicaciones para garantizar su correcto funcionamiento.
• Gestionar servicios de geolocalización en las aplicaciones que así lo requieran, con autorización del titular.

9.4 Finalidades laborales y contractuales

• Gestionar procesos de selección, contratación y vinculación de personal.
• Administrar la relación laboral y contractual con colaboradores y contratistas.
• Cumplir con obligaciones en materia de seguridad social, salud ocupacional y riesgos laborales.
• Realizar verificaciones de antecedentes y referencias, cuando sea necesario y esté debidamente autorizado.

10. Derechos de los titulares

De conformidad con los artículos 8 de la Ley 1581 de 2012 y 22 del Decreto 1377 de 2013, los titulares de datos personales, o sus causahabientes, tienen los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LOGOS SMART SAS, en su condición de Responsable del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a LOGOS SMART SAS para el Tratamiento de sus datos personales, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
• Ser informado por LOGOS SMART SAS, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Importante: De conformidad con el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

11. Deberes del responsable del tratamiento

LOGOS SMART SAS tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra debidamente facultado y respetando la legislación vigente.

De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, LOGOS SMART SAS se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

12. Procedimiento para ejercer los derechos del titular

Los titulares de datos personales, o sus causahabientes, podrán ejercer sus derechos a través de los siguientes canales de atención:

Correo electrónico

habeasdata@logossmart.com

Dirección física

Calle 40E 84-56, Rionegro, Antioquia, Colombia. Dirigido al Oficial de Protección de Datos.

Teléfono

318 651 4525

La solicitud deberá contener, como mínimo, la siguiente información:

• Nombre completo y documento de identidad del titular o de la persona legitimada para ejercer el derecho.
• Descripción precisa y detallada de los hechos que dan lugar a la solicitud.
• Dirección física y/o electrónica para notificaciones.
• Documentos que soporten la solicitud, cuando aplique.
• Cuando la solicitud sea presentada por persona distinta al titular, deberá acreditarse la calidad en la que actúa (causahabiente, representante legal, apoderado) y allegar los documentos que soporten dicha calidad.

13. Procedimiento de consultas

De conformidad con el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en las bases de datos de LOGOS SMART SAS.

El procedimiento será el siguiente:

• Recepción: La consulta será recibida a través de los canales habilitados y será tramitada por el Oficial de Protección de Datos.
• Plazo de respuesta: La consulta será atendida en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
• Prórroga: Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

14. Procedimiento de reclamos

De conformidad con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante LOGOS SMART SAS.

El procedimiento será el siguiente:

• Recepción: El reclamo será recibido a través de los canales habilitados. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Inscripción en la base de datos: Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• Plazo de respuesta: El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
• Prórroga: Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Queja ante la SIC: El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de reclamo ante LOGOS SMART SAS.

15. Oficial de Protección de Datos

LOGOS SMART SAS ha designado un Oficial de Protección de Datos, quien será el responsable de:

• Velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados por LOGOS SMART SAS para el cumplimiento de las normas de protección de datos personales.
• Atender las consultas y reclamos de los titulares de datos personales.
• Gestionar las solicitudes de ejercicio de derechos de los titulares.
• Informar y asesorar a LOGOS SMART SAS sobre las obligaciones derivadas de la normativa de protección de datos personales.
• Supervisar el cumplimiento de la presente Política y de la legislación vigente en materia de protección de datos.
• Actuar como punto de contacto con la Superintendencia de Industria y Comercio para cualquier asunto relacionado con el tratamiento de datos personales.
• Coordinar la gestión de incidentes de seguridad que involucren datos personales.
• Promover la cultura de protección de datos personales dentro de la organización.

El Oficial de Protección de Datos puede ser contactado a través del correo electrónico habeasdata@logossmart.com o en la dirección física Calle 40E 84-56, Rionegro, Antioquia.

16. Seguridad de la información

LOGOS SMART SAS adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, de conformidad con lo establecido en el artículo 4, literal g) de la Ley 1581 de 2012.

Entre las medidas de seguridad implementadas se encuentran:

16.1 Medidas técnicas

• Uso de protocolos de cifrado para la transmisión de datos personales.
• Implementación de firewalls, sistemas de detección de intrusos y antivirus.
• Control de acceso basado en roles y privilegios.
• Copias de seguridad periódicas de las bases de datos.
• Monitoreo continuo de la infraestructura tecnológica.
• Cifrado de datos en reposo y en tránsito.

16.2 Medidas humanas

• Capacitación periódica al personal sobre protección de datos personales y seguridad de la información.
• Acuerdos de confidencialidad con todos los colaboradores y contratistas que tengan acceso a datos personales.
• Procedimientos de verificación de identidad para el acceso a información personal.

16.3 Medidas administrativas

• Políticas internas de seguridad de la información.
• Procedimientos documentados para la gestión de incidentes de seguridad.
• Evaluaciones periódicas de riesgos de seguridad de la información.
• Auditorías internas de cumplimiento normativo en materia de protección de datos.

17. Transferencia y transmisión de datos personales

LOGOS SMART SAS podrá realizar transferencia y/o transmisión de datos personales a terceros dentro del territorio colombiano, en los siguientes casos:

• Cuando sea necesario para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento establecidas en la presente Política.
• Cuando exista autorización previa del titular.
• Cuando sea requerido por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Cuando se trate de información que revista naturaleza pública.

En todos los casos, LOGOS SMART SAS exigirá a los terceros receptores de la información el cumplimiento de las obligaciones legales en materia de protección de datos personales y las condiciones de seguridad y confidencialidad necesarias para proteger los derechos de los titulares.

18. Transferencia internacional de datos personales

De conformidad con lo establecido en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 24 del Decreto 1377 de 2013, LOGOS SMART SAS podrá realizar transferencias internacionales de datos personales a países que proporcionen niveles adecuados de protección de datos, en los términos definidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Se considerarán niveles adecuados de protección aquellos que cumplan con los estándares fijados por la SIC en la materia, o aquellos países que cuenten con normativas de protección de datos equivalentes o superiores a las colombianas.

La transferencia internacional de datos personales también podrá realizarse cuando:

• El titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
• La transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del titular.
• Sea legalmente requerido para la salvaguarda del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• Se cuente con un contrato de transmisión de datos personales que establezca las condiciones de seguridad y confidencialidad necesarias.

LOGOS SMART SAS, como empresa de desarrollo de software, puede utilizar proveedores de servicios tecnológicos ubicados en otros países (servicios de alojamiento en la nube, herramientas de desarrollo, servicios de comunicación, entre otros). En estos casos, se garantizará que dichos proveedores cumplan con estándares adecuados de protección de datos personales.

19. Cookies y tecnologías de rastreo

LOGOS SMART SAS puede utilizar cookies y tecnologías similares de rastreo en sus sitios web y aplicaciones para mejorar la experiencia del usuario y recopilar información sobre el uso de nuestras plataformas.

19.1 Tipos de cookies utilizadas

• Cookies esenciales o técnicas: Necesarias para el correcto funcionamiento del sitio web o aplicación. No requieren consentimiento del usuario.
• Cookies de rendimiento o analíticas: Permiten analizar el uso del sitio web para mejorar su funcionamiento y contenido.
• Cookies de funcionalidad: Permiten recordar las preferencias del usuario para ofrecer una experiencia personalizada.

19.2 Gestión de cookies

El usuario puede gestionar las preferencias de cookies a través de la configuración de su navegador web. La desactivación de ciertas cookies puede afectar la funcionalidad de nuestros sitios web y aplicaciones.

20. Datos de ubicación y geolocalización

Algunas de las aplicaciones desarrolladas por LOGOS SMART SAS pueden recopilar o acceder a información de ubicación del dispositivo del usuario para proporcionar funcionalidades específicas, tales como:

• Mostrar ubicaciones cercanas relevantes.
• Registrar recorridos de vehículos.
• Registrar entregas con geolocalización.
• Otras funcionalidades propias de cada aplicación que requieran datos de ubicación.

La recopilación de datos de ubicación se realiza únicamente con la autorización del usuario, la cual puede ser gestionada a través de los permisos del dispositivo móvil o de la configuración de la aplicación.

Estos datos no se comparten con terceros, excepto según sea estrictamente necesario para el funcionamiento de la aplicación y conforme a la presente Política de Privacidad. Los datos de ubicación son tratados con las mismas medidas de seguridad aplicables a todos los datos personales.

21. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)

De conformidad con lo establecido en el Decreto 886 de 2014 y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio, LOGOS SMART SAS realizará el registro de sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la SIC, dentro de los plazos y condiciones establecidos por dicha autoridad.

El registro incluirá, entre otra información:

• La identificación del Responsable del Tratamiento.
• Las finalidades del tratamiento de cada base de datos.
• Los canales de atención al titular.
• Las medidas de seguridad implementadas.
• La política de tratamiento de la información.

LOGOS SMART SAS mantendrá actualizada la información registrada ante el RNBD conforme a los cambios que se presenten en el tratamiento de datos personales.

22. Incidentes de seguridad

LOGOS SMART SAS cuenta con procedimientos internos para la gestión de incidentes de seguridad que involucren datos personales. En caso de que se presente un incidente que comprometa la seguridad de los datos personales de los titulares, LOGOS SMART SAS:

• Activará el protocolo interno de respuesta a incidentes de seguridad.
• Evaluará la naturaleza y el alcance del incidente.
• Implementará las medidas correctivas necesarias para mitigar los efectos del incidente.
• Informará a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares, de conformidad con el artículo 17, literal l) de la Ley 1581 de 2012.
• Cuando corresponda, notificará a los titulares afectados sobre el incidente y las medidas adoptadas.
• Documentará el incidente y las acciones tomadas para prevenir su recurrencia.

23. Menores de edad

LOGOS SMART SAS no recopila de manera deliberada datos personales de niños, niñas y adolescentes. Nuestros servicios y productos están dirigidos a personas mayores de edad.

En caso de que LOGOS SMART SAS detecte que se han recopilado datos personales de un menor de edad sin la debida autorización de su representante legal, procederá a eliminar dicha información de sus bases de datos de manera inmediata.

Lo anterior, sin perjuicio de lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, que regula los derechos de los niños, niñas y adolescentes en materia de protección de datos personales, y que establece que en el tratamiento de datos personales de menores se asegurará el respeto a sus derechos prevalentes, conforme a los principios y obligaciones establecidos en el Código de la Infancia y la Adolescencia (Ley 1098 de 2006).

24. Datos sensibles

LOGOS SMART SAS no realiza tratamiento de datos sensibles en el desarrollo de su actividad empresarial de manera habitual.

En el evento en que fuere necesario recopilar datos sensibles, LOGOS SMART SAS dará cumplimiento a lo dispuesto en los artículos 5 y 6 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 6 y 7 del Decreto 1377 de 2013, informando al titular:

• Que la entrega de datos sensibles es facultativa y no constituye un requisito obligatorio para la prestación de los servicios.
• Cuáles datos sensibles se pretenden recopilar y la finalidad específica del tratamiento.
• Que se obtendrá autorización expresa y previa del titular para dicho tratamiento.

El tratamiento de datos sensibles estará prohibido salvo en los casos previstos en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, tales como cuando el titular haya dado su autorización explícita, cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular, cuando el tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, o cuando tenga una finalidad histórica, estadística o científica.

25. Limitaciones de responsabilidad

LOGOS SMART SAS no será responsable por los daños que puedan causarse por:

• Fuerza mayor o caso fortuito que impidan el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la presente Política.
• Ataques informáticos o vulneraciones de seguridad que excedan las medidas razonables de protección implementadas, siempre que se hayan adoptado las medidas de seguridad adecuadas conforme a la normativa vigente.
• Información falsa o inexacta proporcionada por el titular o por terceros.
• El uso indebido que el titular o terceros autorizados hagan de la información.
• El incumplimiento de las obligaciones del titular respecto a la actualización de sus datos personales.

26. Modificaciones a la política

LOGOS SMART SAS se reserva el derecho de modificar la presente Política en cualquier momento, de conformidad con el marco legal vigente.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento será comunicado a los titulares de manera oportuna y a través de los medios habituales de contacto, tales como:

• Publicación en la página web de LOGOS SMART SAS.
• Notificación por correo electrónico a los titulares.
• Aviso visible en nuestras aplicaciones y plataformas.

Los titulares podrán ejercer su derecho a revocar la autorización otorgada si no están de acuerdo con las modificaciones realizadas, en los términos previstos en la presente Política y en la legislación vigente.

27. Legislación aplicable

La presente Política se rige por la legislación de la República de Colombia, en particular por las siguientes normas:

• Constitución Política de Colombia (artículos 15 y 20).
• Ley Estatutaria 1581 de 2012 (Protección de Datos Personales).
• Decreto 1377 de 2013 (Reglamentario de la Ley 1581 de 2012).
• Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (Títulos 25 y 26).
• Decreto 886 de 2014 (Registro Nacional de Bases de Datos).
• Ley 1266 de 2008 (Habeas Data Financiero).
• Ley 1098 de 2006 (Código de la Infancia y la Adolescencia).
• Sentencia C-748 de 2011 (Corte Constitucional).
• Circulares y resoluciones de la Superintendencia de Industria y Comercio aplicables en la materia.

Para cualquier controversia que surja en relación con la interpretación o aplicación de la presente Política, las partes se someterán a los procedimientos administrativos ante la Superintendencia de Industria y Comercio, sin perjuicio de las acciones judiciales que correspondan.

28. Vigencia

La presente Política de Privacidad y Protección de Datos Personales entra en vigencia a partir de su publicación y permanecerá vigente mientras LOGOS SMART SAS continúe realizando el tratamiento de datos personales.

Las bases de datos responsabilidad de LOGOS SMART SAS serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, LOGOS SMART SAS procederá a la supresión de los datos personales en su posesión, salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación.

Las bases de datos han sido creadas sin un periodo de vigencia definido, y serán mantenidas mientras resulten necesarias para el cumplimiento de las finalidades descritas en la presente Política.

Fecha de entrada en vigencia de la presente Política: Febrero de 2026. Versión: 1.0.

29. Datos de contacto

Para cualquier consulta, reclamo, queja o solicitud relacionada con el tratamiento de sus datos personales o para el ejercicio de sus derechos como titular, podrá comunicarse con LOGOS SMART SAS a través de los siguientes canales:

Razón Social

LOGOS SMART SAS

NIT

901.339.570-1

Responsable

Oficial de Protección de Datos

Dirección

Calle 40E 84-56, Rionegro, Antioquia

Correo Habeas Data

habeasdata@logossmart.com

Correo General

info@logossmart.com

Teléfono

318 651 4525

Para mayor información, lo invitamos a consultar la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, normas a las cuales puede acceder a través de la página web de la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co).